Dashboards und Reporting: Steuerungswerkzeuge für Manager

Der englische Begriff Business Intelligence steht für IT, die von Führungskräften genutzt wird. Er bezeichnet die Hilfsmittel, Werkzeuge und Methoden, mit denen sich die materiellen oder immateriellen Daten eines Unternehmens sammeln, konsolidieren, als Modell darstellen und rekonstruieren lassen, um Entscheidungen zu erleichtern und denjenigen, die sie treffen, einen Überblick zu bieten.

Das Reporting ist vermutlich die am häufigsten gebrauchte Anwendung der Business Intelligence; mit seiner Hilfe können Geschäftsführer:

- Daten zu einem bestimmten Zeitraum, einer bestimmten Produktion, einem bestimmten Kundenbereich etc. auswählen

- Diese Daten nach beliebigen Kriterien sortieren, zusammenfassen oder aufteilen

- Verschiedene Berechnungen durchführen (Gesamtsummen, Mittelwerte, Abweichungen, Vergleich eines Zeitraums mit einem anderen ...)

- Die Ergebnisse als Übersicht oder im Detail (in der Regel grafisch) abhängig von ihren Bedürfnissen oder den Erwartungen der Firmenchefs darstellen

Das Reporting wird durch das Dashboard ergänzt; dies ist ein Werkzeug für die Bewertung der Organisation eines Unternehmens oder einer Einrichtung, das aus verschiedenen Indikatoren der Leistung zu bestimmten Zeitpunkten oder in bestimmten Zeiträumen besteht.

Ein Dashboard für die Steuerung besteht aus einer Anzahl von einvernehmlich festgelegten Indikatoren, Verfahren zur Sammlung von Informationen und Verfahren zur Verwendung der Ergebnisse. Es ermöglicht das Erreichen der folgenden Managementziele:

- Bewertung der Leistung

- Erstellung einer Diagnose der Situation

- Kommunikation und Information

Ziel eines Dashboards ist es, die Organisation mithilfe von (in einem Dashboard zusammengefassten) Indikatoren zu steuern und die Führung über die Ergebnisse zu informieren. Das wichtigste Anliegen besteht darin, dem gesamten Unternehmen oder einer bestimmten Abteilung eine Hilfe für Entscheidungen und Strategie zur Verfügung zu stellen.

Das Dashboard besteht aus einer Anzahl von für einen bestimmten Zeitraum festgelegten Indikatoren für die Steuerung, mit deren Hilfe der Verantwortliche seine Entscheidungen und Handlungen planen kann, um die Leistungsziele zu erreichen.

Das Dashboard:

- ermöglicht das Controlling, indem tatsächliche und potenzielle Leistungen sowie Probleme aufgezeigt werden

- ist ein Hilfsmittel für die Kommunikation unter den Verantwortlichen

- erleichtert das Treffen von Entscheidungen nach Analyse der Werte und die Umsetzung von Korrekturmaßnahmen

- kann als Überwachungsinstrument dienen, das neue Gelegenheiten und Risiken aufzeigt

Das Reporting ist seinerseits eine Gruppe von Ergebnisindikatoren, die nachträglich für einen Zeitraum festgelegt werden, um die Führung über die Leistung der Einheit zu informieren.

Im Rahmen eines dezentralisierten Managements kann mittels Reporting überprüft werden, ob die zuständigen Stellen ihren vertraglichen Verpflichtungen nachkommen.

Kurz gesagt ist das Dashboard ein Werkzeug zur Steuerung und das Reporting ein Werkzeug zur Kontrolle. Beide werden gemeinsam genutzt und ergänzen sich.

Wenngleich kein Standard-Dashboard existieren kann, gelten bestimmte Regeln zu seinem Aufbau und der Qualität der enthaltenen Informationen für alle Dashboards.

So ist bei der Erstellung eines Dashboards vorzugehen:

Für die Zusammenstellung eines Dashboards ist gründliches Nachdenken über die zu überwachenden Parameter (genannt Schlüsselfaktoren für den Erfolg) sowie die typischen Leistungskriterien dieser Schlüsselfaktoren nötig. Die Schwierigkeit bei der Erarbeitung eines Dashboards liegt in der Auswahl der Indikatoren in der Masse an Informationen, die die Systeme für Buchhaltung und Controlling liefern. Das Dashboard besteht aus Indikatoren für die Steuerung, d. h. aus einer Anzahl von Überwachungs- und Ergebnisindikatoren.

Die Auswahl der Indikatoren ist entscheidend: Selbstverständlich besteht eine direkte Verbindung mit der Art der Aktivität und den wichtigen Faktoren, die in Echtzeit erkannt oder kurzfristig vorausgesehen werden sollen.

Die Indikatoren müssen:

- sachdienlich sein, d. h. im richtigen Moment den Bedürfnissen des Verantwortlichen entsprechen, der das Dashboard nutzt

- schnell abrufbar sein, damit Korrekturmaßnahmen rechtzeitig kommen. Schnelle Abrufbarkeit ist wichtiger als Genauigkeit der Informationen

- eine Zusammenfassung darstellen: Die Indikatoren müssen zusammengenommen einen vollständigen Überblick über das Unternehmen oder den Tätigkeitsbereich des Verantwortlichen ermöglichen

- flexibel sein, d. h. der Situation und den aktuellen Erwartungen entsprechen. Der Inhalt des Dashboards ist weder von einer Abteilung zur anderen gleich, noch bleibt er mit der Zeit gleich, wobei eine gewisse Stabilität vorhanden sein muss, um auf der Zeitebene Vergleiche anstellen zu können.

Die richtigen Indikatoren sind vom jeweiligen Tätigkeitsbereich oder Unternehmen abhängig. Ein guter Softwarehersteller kann KMU und Midcap-Unternehmen zu Installation und täglicher Verwendung von Controlling- und Reportingsoftware sowie zu Schulungen beraten.

1. Aus welchen Gründen sollte ein Manager Reportings und Dashboards vor allem nutzen, um seine Vorhaben erfolgreich umzusetzen?

Es lassen sich anhand von quantifizierbaren Fakten größere und kleinere Entscheidungen treffen.

Mithilfe eines Dashboards kann die Leistung eines Unternehmens oder einer Abteilung über einen Zeitraum durch stabile Indikatoren gemessen werden. Es bedeutet eine Lösung für Probleme der Governance und unterstützt die langfristige Strategie des Unternehmens.

Reporting ermöglicht eine Analyse zu einem bestimmten Zeitraum. Es bedeutet einen punktuellen Nutzen z. B. für eine Kostenstudie oder eine kurz- oder mittelfristige Entscheidung.

Diese Werkzeuge sind für ein kurz-, mittel- und langfristig gutes Funktionieren des Unternehmens unerlässlich.

Ohne diese Tools tappt ein Manager im Dunkeln! Heute gibt es kein strategisches Management ohne kurz-, mittel- und langfristige Datenanalyse.

2. Haben Sie Beispiele für die Möglichkeiten des Reportings in verschiedenen Tätigkeitsbereichen?

Hier sind ein paar konkrete Beispiele:

HR-Reporting

Analysiert werden können hier Abweichungen im Gehalt und den Belastungen, Fehlzeiten und Zeitpläne für Teams, Belegschaftsstärke (Einstellung, Fluktuation etc.), Verteilung der Lohnsumme, Alterspyramide, Entwicklung der Teilnahme an Fortbildungen nach Status etc.

Geschäftliches Reporting

Ermöglicht eine Verfolgung der Verkäufe, eine Messung der Anzahl an besuchten bestehenden und potenziellen Kunden sowie an unterbreiteten Angeboten, des Anteils an daraufhin aufgegebenen Bestellungen und der Entwicklung des Umsatzes und der Margen sowie einen Einblick in die Ranglisten pro Produkt, Kunde, Region etc.

Entscheidungen auf finanzieller Ebene

Ermöglicht einen Einblick in die verfügbaren Gelder, eine Analyse der Abweichungen zwischen Umsetzung und Budget, eine Erstellung von Übersichtstabellen für Buchhaltung, Käufe, Verkäufe und Bestände, eine Berechnung des Zwischensaldos in Echtzeit etc.

3. Wo liegen die Grenzen dieser Werkzeuge?

Eine der Hauptschwierigkeiten liegt darin, dass die Daten häufig auf verschiedene Software und unterschiedliche Dateien verteilt sind. BI- oder Reportingsoftware ist DIE Lösung, da sie es möglich macht, die verschiedenen Informationen des Unternehmens an einem Ort zu speichern und die Werkzeuge zum Abfragen der Daten zur Verfügung stellt. Da wären Business Objects, Hyperion, Cognos ... um nur die bekanntesten zu nennen.

Diese Werkzeuge gelten als komplex und verlangen von den Managern, die sie verwenden sollen, viel Geschick.

Am Ende greifen sie zu der Alternative, die sie kennen – Excel. Denn Excel ist zweckmäßig.

Für viele ist Excel ein magisches Werkzeug.

Es ist ein kostengünstiges, effizientes und universelles Tool, ideal zur Erstellung von Tabellen und Grafiken und zur Unterstützung von Präsentationen als PowerPoint oder PDF. Außerdem kann es mit BI-Tools verbunden werden.

Ich kann es nicht abstreiten: Ob man möchte oder nicht, obwohl es so viele ästhetische BI-Tools gibt, landen 90 % der Dashboards in Excel.

Dabei muss man jedoch zugeben, dass Excel zahlreiche Nachteile hat:

1. Keine Datensicherheit. In vielen Firmen schicken die Angestellten einander Excel-Tabellen mit der gesamten Kundenkartei, die für sie so wertvoll ist. Dies bedeutet eine deutliche Schwachstelle.

2. Die Größe der Dateien. Wenn zu viele Daten enthalten sind, ist die Excel-Datei für einen Versand per E-Mail zu groß und schwimmt im Netzwerk der Firma herum.

3. Zeitverlust, da Excel manuell verwendet wird.

4. Fehler bei der Eingabe oder in Formeln. Laut Herstellern von Kalkulationsprogrammen enthält jedes Blatt einen Fehler. Wir schätzen, dass 35 % der Dashboards fehlerhaft sind.

5. Keine gemeinschaftliche Arbeit, keine Synergie der Bedürfnisse: Häufig kocht jede Abteilung ihr eigenes Süppchen und erstellt das gleiche Reporting!

6. Keine Mobilität, keine Benachrichtigungen ...

AGI hat all diese Probleme zur Kenntnis genommen:

MyReport ist eine Software, die alle Vorteile von Excel ohne die Nachteile in sich vereint. Sie ist einfach in der Verwendung, garantiert Datensicherheit und bietet dem Endnutzer vor allem eine sehr große Autonomie. Mit ihr können operative Manager und Leiter in einer ihnen bereits vertrauten Umgebung – Excel, OpenOffice oder Browser – Analysetabellen erstellen.

Die Stärken von MyReport:

- Schnelle Installation

- Autonomie des Endnutzers

- Anpassung an Größe und Tätigkeitsbereich des Unternehmens

- Niedrige Kosten der Implementierung

MyReport verkörpert eine neue Generation von Werkzeugen zur Unterstützung von Entscheidungen; aufgrund seiner Vielseitigkeit und Flexibilität kann es kurz- und mittelfristige Anforderungen erfüllen und dabei die Kontinuität der vorhandenen Dashboards garantieren.